Case Studies.

Situation

Stetiges Wachstum sowie zahlreiche Fusionen und Übernahmen in den letzten Jahrzehnten haben das Konzerncontrolling innerhalb der Konsolidierung vor erhebliche Herausforderungen gestellt. Folglich haben sich je nach Standort individuelle Geschäftsprozesse durch den Einsatz von unterschiedlichen Softwarelösungen in den einzelnen Niederlassungen entwickelt. Die Monatsabschlüsse waren äußerst zeitaufwändig und wurden oft mit Hilfe verschiedener Excel-Vorlagen konsolidiert. Prüfungs- und Genehmigungsprozesse erfolgten überwiegend manuell ohne Rückverfolgung. Insgesamt entsprach die gesamte IT-Systemarchitektur für den Bereich Finance & Operations nicht dem Standard des 21. Jahrhunderts.

Challenge

Die Herausforderung bestand darin, ein einheitliches System einzuführen, die Geschäftsprozesse zu harmonisieren, Monatsabschlüssen zu vereinheitlichen und gleichzeitig die finanzrechtlichen Anforderungen der jeweiligen Länder zu berücksichtigen. Darüber hinaus musste sichergestellt werden, dass bei der Umsetzung in den jeweiligen Gesellschaften keine Konflikte entstehen, gleichzeitig aber die Interessen der jeweiligen Gesellschaften berücksichtigt werden.

Solution

Um bessere Reportingwege und einheiltiche Kennzahlen zu schaffen, wurde ein globaler Kontenrahmen eingeführt, im gleichen Zuge, wurde den Ländern durch eine zusätzliche Finanzdimension weiterhin die Möglicheit gegeben, ihren lokalen Kontenrahmen weiterhin zu verwenden. Dadurch wurden sowohl zum Teil die Einhaltung finanzrechtlicher Forschriften sichergestellt, als auch der Change innerhalb der Abteilungen minimiert. Die Einführung einer einheitlichen Kosten- und Leistungsrechnung im gesamten EMEA Raum bildete die Grundlage für die Erstellung von BI Lösungen, welche in Echtzeit Auskunft über Kennzahlen unterschiedlicher Abteilungen und Niederlassungen gibt. Die Implementierung neuer Prozesse in der Beschaffung, Finanzbuchhaltung und Projektverwaltung ermöglichte nachvollziehbare und teilautomatisierte Prüfungs- und Genehmigungsprozesse.

Vier Länder und über 20 Gesellschaften konnten innerhalb von neun Monaten so auf ein und die selbe Cloudsoftware gebracht werden. Durch einen hybriden Projektmanagementansatz, welcher sowohl agile als auch wasserfall Projektprizinipen berücksichtigt, konnte mittels tiefergehender Analysephase eine Fit/Gap liste erstellt werden, die mögliche Konflikte im globalen Template herausstellte. Innerhalb des Re-designs und der Entwicklungsphase, wurde mittels eines Conference Room Pilot (CRP) die Gesamtlösung in iterativen phasen den lokalen Teams präsentiert und entsprechend des Feedbacks für das User Acceptance Testing (UAT) angepasst. Durch frühes festlegen der Anforderungen in Bezug auf die Datenmigration wurde mittels Datenmigrationskonzept in einer frühen Projektphase sichergestellt, dass am Tag der Systemumstellung alle relevanten Daten innerhalb weniger Stunden im neuen System vorhanden sind. Gesamtbetrachtet konnte sowohl Projektlaufzeit als auch Budget eingehalten werden und die Zufridenheit des Kunden sichergestellt werden.