E-Rechnungen verpflichtend ab 2025: Die Digitale Transformation der Finanzbuchhaltung

Die digitale Transformation hat unsere Arbeitsweise und Geschäftsprozesse in den letzten Jahren stark beeinflusst. Unternehmen sind bestrebt, ihre Papierdokumente zu digitalisieren und effizientere Wege zur Abwicklung von Transaktionen zu finden. In diesem Zusammenhang gewinnt die verpflichtende Einführung von E-Rechnungen auf Basis des Peppol-Netzwerks ab dem 01.01.2025 zunehmend an Bedeutung. In diesem Blogpost werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Änderungen der Bundesregierung und ihre potenziellen Vorteile aber auch Herausforderungen für Unternehmen.

Hintergrund

Als Bestandteil des Wachstumschancengesetztes, welches am 17. November 2023 vom Bundestag verabschiedet wurde, strebt die deutsche Bundesregierung die verpflichtende, stufenweise Einführung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Bereich ab dem 01.01.2025 an. Wir haben das wichtigste in kürze zusammengefasst:

Hauptänderungen im Rahmen des Wachstumschancengesetzes

Neue Definitionen: Ab dem 1. Januar 2025 werden Unterscheidungen zwischen elektronischen Rechnungen und anderen Rechnungen wie etwa PDF eingeführt.

Strukturiertes elektronisches Format: Elektronische Rechnungen müssen dem europäischen Standard für E-Rechnungen (CEN-Norm EN 16931) oder vereinbarten Formaten zwischen den beteiligten Parteien entsprechen. Das XML-Format fällt unter die CEN-Norm EN 16931.

Formatflexibilität: Die Verwendung verschiedener Formate für elektronische Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD ist zulässig, um technologieneutral zu bleiben. Hauptsächlich wird vermutlich das XML-Format Anwendung finden.

Ausschluss von PDF: Ab 2025 werden per E-Mail versandte PDF-Rechnungen nicht mehr als elektronische Rechnungen betrachtet.

Verpflichtungen und Zeitplan

Umfang der Verpflichtung: Die E-Rechnungspflicht gilt für B2B-Transaktionen zwischen inländischen Unternehmen.

Zeitplan für die Umsetzung: Die Verpflichtung beginnt offiziell am 1. Januar 2025, mit Übergangsfristen bis 2027 für Papier- und nicht konforme elektronische Rechnungen

Übergangszeitraum: Übergangsregelungen bis 2027 bieten Flexibilität, aber die Vorbereitung auf die vollständige Einhaltung bis 2028 wird empfohlen.

Empfang von E-Rechnungen: Interne Systeme müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Was ist das Peppol-Netzwerk?

Das Peppol-Netzwerk, kurz für "Pan-European Public Procurement On-Line", ist eine Plattform, die den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten erleichtert. Es wurde geschaffen, um die Effizienz und Vereinheitlichung von E-Rechnungen in Europa zu verbessern. Das Netzwerk ermöglicht es Unternehmen, elektronische Dokumente sicher und nahtlos über Landesgrenzen hinweg auszutauschen.

Die Einführung von XML-Rechnungen:

Ab dem 01.01.2025 wird das Peppol-Netzwerk die Einführung von E-Rechnungen als Standardformat für den Austausch von Rechnungen vermehrt Anwendung finden. XML (Extensible Markup Language) ist eine weit verbreitete Auszeichnungssprache, die strukturierte Daten darstellt. Im Vergleich zu herkömmlichen PDF-Rechnungen erlauben XML-Rechnungen eine umfassendere automatisierte Verarbeitung und Integration in bestehende Unternehmenssysteme.

Vorteile von E-Rechnungen:

Die Einführung von E-Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

Effizienter Datenfluss: E-Rechnungen ermöglichen einen reibungslosen und automatisierten Datenfluss zwischen Unternehmen. Daten können direkt in die Finanzsysteme integriert und weiterverarbeitet werden, was Zeit spart, und Fehler reduziert.

Interoperabilität: Das Peppol-Netzwerk bietet eine standardisierte Plattform für den Austausch von Rechnungen. Unternehmen können unabhängig von ihrem Standort und ihren verwendeten Systemen problemlos miteinander kommunizieren.

Kostenersparnis: Die Verwendung von E-Rechnungen reduziert den Bedarf an manuellen Prozessen, Papier und physischer Post. Unternehmen können Kosten für Druck, Versand und Verwaltung von Rechnungen senken.

Umweltfreundlichkeit: Die Digitalisierung von Rechnungen trägt zur Verringerung des Papierverbrauchs und damit zum Umweltschutz bei. Weniger Papier bedeutet auch weniger Energie- und Ressourcenverbrauch durch dessen Zustellung.

Compliance und Sicherheit: E-Rechnungen im Peppol-Netzwerk bieten eine sichere und vertrauenswürdige Plattform für den Austausch von Geschäftsdokumenten. Das Netzwerk entspricht den rechtlichen und technischen Anforderungen und gewährleistet die Integrität und Authentizität

Als Experten im Bereich Microsoft Dynamics for Finance & Operations sind wir darauf spezialisiert, Unternehmen bei der Umstellung von herkömmlichen papierbasierten und PDF-Rechnungen auf XML-Invoicing zu unterstützen. Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) können wir den Prozess der Rechnungsautomatisierung weiter vorantreiben und die administrative Zeit, die durch manuelle Kontierung entsteht, erheblich reduzieren. Indem wir auf diese Weise die manuellen Arbeitsabläufe minimieren, ermöglichen wir Unternehmen, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren und ihre Produktivität zu steigern. Nutzen Sie bereits Microsoft Dynamics Business Central oder Microsoft Dynamics for Finance & Operations? Dann treten Sie gerne mit uns in Kontakt!

Fazit:

Die Einführung von E-Rechnungen durch Unterstützung des Peppol-Netzwerks ab dem 01.01.2025 markiert einen wichtigen Meilenstein in der digitalen Transformation der Finanzbuchhaltung. Die Verwendung von XML als standardisiertem Format für den Austausch von Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile wie effizienten Datenfluss, Interoperabilität, Kostenersparnis, Umweltfreundlichkeit und erhöhte Sicherheit. Die stufenweise Umstellung stellt Unternehmen zwar vor große Herausforderungen, jedoch ermöglicht sie langfristig eine effizientere und nachhaltigere Geschäftspraxis. Interessant wird es vor allem für den Rechnungsempfänger, da dieser bereits ab 01.01.2025 in der Lage sein muss, E-Rechungen empfangen zu können.

Quellen:

https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/elektronische-rechnung-wird-pflicht-e-rechnung-im-ueberblick_168_605558.html

https://www.e-rechnung-bund.de/ubertragungskanale/peppol/